Những doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động theo mô hình tinh gọn, mỗi nhân viên sẽ đồng thời phụ trách nhiều mảng khác nhau. Cách thức này có thể phát huy tác dụng với việc thu hút thêm khách hàng và tạo tinh thần làm việc cho nhân viên công ty vừa và nhỏ, nhưng nó hoàn toàn không hiệu quả với việc

Một hệ thống đi kèm thiết bị lưu trữ (NAS) là giải pháp đơn giản và chi phí phải chăng, cho phép người dùng chia sẻ và truy cập tập tin, phương tiện truyền thông từ nhiều máy tính và thiết bị.

Tối ưu hóa hệ thống để tối đa hóa hiệu suất

Hãy chắc chắn toàn bộ hệ thống công nghệ được cập nhật trước, trong và sau khi cài đặt máy chủ lưu trữ. Đảm bảo một hệ sinh thái lành mạnh cho kho lưu trữ, router và modem là vô cùng quan trọng để cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách kịp thời và tránh tắc nghẽn trong hệ thống.

Kích hoạt và quản lý truy cập của người dùng

Khi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của công ty, việc giới hạn an ninh và truy cập là vấn đề quan tâm chính của bạn. Triển khai một hệ thống lưu trữ chophép bạn cấp quyền truy cập cho những ai cần và hủy bỏ quyền của những ai không còn nhiệm vụ.

Người truy cập nên được mô tả chi tiết trong bản kế hoạch, do đó nhân viên biết chính xác nơi nào để lưu hay tìm thấy những dữ liệu họ cần.Các doanh nghiệp nhỏ luôn cố gắng phát triển một cách nhanh chóng đồng nghĩa với nó là liên tục thay đổi vai trò và trách nhiệm.

Khi nhân viên mới đến, nhân viên cũ đi, cần đảm bảo rằng bạn vẫn duy trì kiểm soát tất cả dữ liệu của mình. Khi một nhân viên nghỉ, cần khóa quyền truy cập ngay lập tức. Còn khi có nhân viên mới, nên dành thời gian để xem lại các chính sách và kỳ vọng phù hợp cho nhân viên để xử lý dữ liệu và thông tin của công ty.

Xây dựng chiến lược đặt tên tập tin và cấu trúc thư mục

Giữ cho hệ thống lưu trữ tập trung được tổ chức mạch lạc, hạn chế khả năng thông tin không được quản lý hiệu quả. “DocumentA” và “Spreadsheet 3” là sẽ gây rất nhiều khó khăn khi bạn tìm kiếm một tài liệu nào đó giữa hàng trăm văn bản. Hãy đặt tên cho các tập tin ngắn gọn nhưng phải rõ nghĩa.

Để có thể kiểm soát các tập tin này, hãy đề ngày và nguồn do ai tạo ra, điều này cho bạn biết ai đã update văn bản vào lúc nào. Thư mục mô tả cũng sẽ giúp bạn và team của mình có thể điều hướng nhanh chóng.Chỉ định thư mục nào chứa văn bản về tài chính, sales và hành chính dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hơn.

Lưu trữ tập tin chỉ là một phần trong những mối quan tâm của doanh nghiệp trong quá trình phát triển, nhưng khi việc này được thực hiện đúng cách sẽ tiết kiệm doanh nghiệp hàng ngàn đô la và nhiều giờ làm việc.

Có rất nhiều yếu tố cần xem xét, nhưng nếu bạn dành thời gian để xác định nhu cầu và lập kế hoạch hành động cho công ty bây giờ, cũng như là trong tương lai, thì bạn sẽ có thêm thời gian để cân nhắc các lựa chọn và quyết định đúng đắn nhất có thể.