Hồ sơ giấy nếu bảo quản không tốt sẽ xuống cấp, hư hỏng, ẩm mốc gây ảnh hưởng trực tiếp sức khỏe con người, ô nhiễm môi trường. Đó là chưa nói đến tốn kém về nhân sự, cũng như lãng phí không gian cho việc lưu trữ.