Microsoft hiện cho phép người dùng xem trước Microsoft Loop, một ứng dụng cộng tác với khả năng làm việc trên nền tảng Office cũng như quản lý các tác vụ và dự án. Giống như các ứng dụng ghi chú và quản lý đa năng, Microsoft Loop bao gồm không gian làm việc và các trang (pages), nơi người dùng có thể nhập và sắp xếp các tác vụ, dự án và tài liệu. Tuy nhiên, Microsoft đang dần tối ưu hóa khả năng làm việc đa ứng dụng, giờ đây, người dùng có thể chuyển đổi trang và các đối tượng nội dung thành các Loop component (tạm dịch: “khối chức năng”) và dễ dàng chia sẻ vào Microsoft Teams, Outlook, Word trên web và Whiteboard.

Loop component tối ưu khả năng quản lý và cộng tác

Các khối chức năng Loop component được Microsoft giới thiệu sẽ bao gồm: trang, đoạn văn bản, đường link, danh sách việc cần làm, bảng biểu… Các khối này luôn được cập nhật liên tục và bất kỳ người dùng nào cũng có thể chỉnh sửa khi được chia sẻ. Người dùng có thể kéo thả các khối vào tin nhắn Microsoft Teams hoặc email Outlook và mọi lịch sử chỉnh sửa đều được hiển thị.

Microsoft Loop được thiết kế chú trọng đến sự hợp tác và đồng sáng tạo. Theo nhận định từ The Verge, giao diện chính của Loop trông rất giống Notion, một ứng dụng được Adobe, Figma, Amazon và nhiều doanh nghiệp khác sử dụng. Các trang của Loop giống như những khung trống, nơi mọi người có thể chia sẻ và cộng tác, với các mẫu (template) ban đầu được tạo sẵn. 

Loop sẽ tìm kiếm tất cả các tài liệu Office có liên quan mà người dùng đang làm việc khi tạo một không gian làm việc, giúp dễ dàng thêm những tài liệu người dùng cần để tổ chức một dự án. Người dùng có thể sử dụng lệnh “/” để thêm nhãn, hình ảnh, biểu tượng cảm xúc, bảng biểu… ngay nơi người dùng đang nhập trong trang của Loop. Phím tắt “@” cho phép liên kết các tệp được đề xuất hoặc gắn thẻ đồng nghiệp hoặc bạn bè.

Giống như Word và Google Docs, bản xem trước của Loop chỉ hỗ trợ tối đa 50 thành viên chỉnh sửa trực tuyến trong một trang làm việc. Trước đó, Microsoft đã thử nghiệm với hàng trăm người dùng để đảm bảo Loop có thể mở rộng theo nhu cầu quy mô lớn hơn. Nhưng công ty nhận thấy Loop sẽ phục vụ tốt nhất với các nhóm trong dự án từ 2 đến 12 người, với mục đích giao diện không tạo cảm giác quá tải khi có quá nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc.

Bên cạnh đó, các tính năng quản lý dự án và tác vụ cũng đã đáp ứng được mong đợi từ nhiều người yêu Microsoft. Người dùng giờ đây có thể tạo trình theo dõi tiến trình và nhãn tùy chỉnh (labels) và thậm chí đồng bộ hóa nội dung lên Planner và To-Do. Nếu đã quen sử dụng Trello (một ứng dụng quản lý dự án thuộc Atlassian), người dùng cũng có thể nhập bảng biểu kế hoạch vào Loop, điều chỉnh, rồi xuất lại Trello sau khi hoàn thành công việc dễ dàng.

AI Copilot sẽ phục vụ nhiều người dùng cùng một lúc

Microsoft cũng đang âm thầm thử nghiệm hệ thống AI Microsoft 365 Copilot mới bên trong Loop. Người dùng sẽ có thể lựa chọn các đề xuất do AI cung cấp: Khởi tạo (Create), Động não (Brainstorm), Phác thảo (Blueprint) và Mô tả (Describe) để cùng nhau nảy sinh ý tưởng hoặc lên kế hoạch chi tiết. Microsoft sẽ điều chỉnh Copilot để hỗ trợ nhiều người dùng cùng trực tuyến tại một dự án, nơi những người dùng đều có thể đặt câu hỏi cho chatbot AI và cùng kiểm soát các câu trả lời. Điều thú vị là người dùng cũng có thể tự do chỉnh sửa các phản hồi từ AI rồi chia sẻ vào Outlook hay Teams.

Loop sẽ có mặt trên smartphone, đơn giản hóa trải nghiệm ghi chú người dùng

Microsoft cũng đang chuẩn bị đưa Loop lên các thiết bị di động. Mặc dù smartphone không phải lúc nào cũng thích hợp để soạn thảo tài liệu, nhưng sẽ hữu ích nếu người dùng có thể check in khi đang di chuyển hoặc ghi lại một ghi chú quan trọng khi đang không sử dụng máy tính. Ứng dụng Loop dành cho smartphone sẽ được thiết kế để chụp ảnh, chụp ý tưởng và tích hợp nhiều chức năng chuyên biệt. Ron Pessner, Giám đốc quản lý chương trình cho Loop tại Microsoft giải thích: “Chúng tôi không cố gắng tái tạo trải nghiệm Loop trên máy tính lên smartphone. Vấn đề chúng tôi thực sự quan tâm là làm sao đơn giản hóa trải nghiệm người dùng, giúp mọi người dễ dàng sử dụng và thực hiện các chỉnh sửa nhỏ trên smartphone”.
Tổng kết

Đó là những tính năng chính Loop cho thấy Microsoft chăm chút ra sao đến người dùng. Loop là kết quả sau nhiều năm làm việc của Microsoft để tạo ra một phiên bản tài liệu Office mới. Trước đây, tiền thân của Loop là Fluid, với ý tưởng cốt lõi của Microsoft là chuyển đổi các bảng, biểu đồ và danh sách trong các tài liệu Office thành các khối nội dung sống động và có thể cộng tác ở mọi nơi.

Microsoft đã phát triển Loop xuyên suốt từ thời kỳ đại dịch, với sự gia tăng không ngừng của các công việc trực tuyến. Loop được gã khổng lồ công nghệ kỳ vọng sẽ lấp đầy những khó khăn cộng tác mà nhiều công việc nhóm gặp phải. Tương tự với việc Google Docs cập nhật tính năng biểu tượng cảm xúc trên khung bình luận, Microsoft cũng đã bổ sung tính năng này để người dùng có thể thể hiện tình cảm và sự đánh giá cao giữa các đồng nghiệp, đồng thời có thể làm nổi bật các vấn đề then chốt trong các dự án. Giống như ứng dụng chat Messenger, Shane Chism, Giám đốc sản phẩm của Microsoft Loop, cho biết tính năng này sẽ giúp các thành viên trở nên gắn kết và năng suất hơn.

Microsoft đang mở Loop bản xem trước công khai, cho phép các doanh nghiệp và thậm chí cả người dùng cá nhân quyền truy cập vào phiên bản đầu tiên của phần mềm. Nếu đã có tài khoản Microsoft hoặc tài khoản Azure Active Directory, người dùng có thể truy cập thông qua ứng dụng web loop.microsoft.com.