Hôm nay (18/9/2025), Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp và Chuyển giao Hệ thống/Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số đã khai mạc tại Hà Nội.

Sự kiện nằm trong chương trình hoạt động do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 18/09 đến 26/09/2025 tại 3 khu vực (miền Bắc, miền Trung và miền Nam), nhằm tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương. Bên cạnh việc đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, Hội nghị cũng đánh giá tình hình thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020-2025 và các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II.

Gỡ “nút thắt” về tồn đọng hồ sơ, tài liệu

Chia sẻ tại Hội nghị, một số đại biểu cho biết: số lượng tài liệu tồn đọng của địa phương mình đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý. Trong khi đó, kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiên tại, chủ yếu tận dụng trụ sở cũ để chứa. Điều này khiến tài liệu dồn ứ, gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác, sử dụng.

Thực tế cho thấy, đây là tình trạng khá phổ biến tại nhiều địa phương. Quá trình chuyển giao sang mô hình chính quyền mới khiến khối lượng tài liệu bàn giao giữa các đơn vị rất lớn và phức tạp, đặt ra nhiều thách thức cho công tác văn thư – lưu trữ cũng như công tác điều hành, quản lý.

Bên cạnh việc giải đáp thắc mắc, ghi nhận các khó khăn để đề xuất phương hướng giải quyết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số cho các địa phương để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.

Đặc biệt, nhân dịp này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Tập đoàn FPT, Công ty FSI bàn giao miễn phí hai hệ thống số hóa dữ liệu hợp chuẩn cho các địa phương. Đây là những hệ thống đã được rà soát, hiệu chỉnh, bảo đảm chuẩn đầu ra đáp ứng cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV, mang đến những “công cụ” tiên tiến và hiệu quả, giúp các địa phương có thể tiếp cận những công nghệ mới nhất trong việc số hóa hệ thống văn bản, tài liệu, tiến tới xây dựng kho dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung”.

Góp phần đẩy nhanh quá trình số hóa và liên thông dữ liệu

D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu toàn trình do FSI phát triển, đáp ứng chuẩn đầu ra theo Thông tư 05/2025/TT-BNV. Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa – từ upload file, quét, xử lý, nhận dạng ký tự (OCR, ICR, OMR) đến phân loại, biên mục, lưu trữ và tra cứu. D-IONE tích hợp công nghệ AI như Machine Learning, Deep Learning để nhận dạng chữ in, chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác tới 99%, giúp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tiết kiệm đáng kể chi phí và nhân lực.

Đặc biệt, D-IONE được thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ 4, kết hợp mã hóa dữ liệu trong toàn bộ vòng đời số hóa. Hệ thống có khả năng phân quyền người dùng chi tiết, giám sát truy cập thời gian thực và sao lưu đa tầng, đảm bảo dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan không bị rò rỉ, không bị thất thoát và luôn sẵn sàng khi cần.

Đến nay, D-IONE đã được áp dụng hiệu quả tại hơn 1.600 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước, xử lý thành công hàng trăm triệu trang tài liệu ở nhiều định dạng: hồ sơ hành chính, tài liệu pháp lý, dữ liệu chuyên ngành… Kết quả này khẳng định tính tin cậy, hiệu quả và khả năng triển khai rộng rãi của hệ thống.

Ông Đoàn Huy Thuận - Tổng giám đốc FSI – chia sẻ: “Với D-IONE, FSI không chỉ mang đến một sản phẩm công nghệ, mà còn mong muốn được đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu - một nguồn lực đặc biệt quan trọng trong quản lý, điều hành và phát triển đất nước”.

Ông Thuận cũng cho biết thêm, ngoài việc chuyển giao quyền sử dụng miễn phí Hệ thống D-IONE, FSI còn tiếp tục hỗ trợ sát sao cho các địa phương: từ cài đặt hệ thống, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật vận hành…, cho đến cung cấp dịch vụ, nhân lực thực hiện, đồng hành cùng địa phương trong quá trình chuyển đổi số, từng bước hiện đại hóa công tác điều hành - quản trị.