Nhằm giải quyết bài toán này, VietinBank đã phát triển Genie Meeting - trợ lý AI hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý biên bản họp. Đây là một trong những sản phẩm AI tiêu biểu nằm trong hệ sinh thái AI của VietinBank, được đề cử Giải thưởng Sao Khuê ở nhóm Công nghệ đột phá.

Từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút

Trước đây, sau mỗi cuộc họp, cán bộ phải nghe lại bản ghi âm, ghi chép thủ công, tổng hợp nội dung và trình lãnh đạo rà soát trước khi phát hành thông báo kết luận. Toàn bộ quá trình này có thể kéo dài từ một đến hai ngày.

Với Genie Meeting, toàn bộ quy trình được AI thực hiện tự động. Hệ thống chuyển đổi âm thanh thành văn bản, nhận diện người phát biểu, tóm tắt nội dung, phân loại chủ đề, trích xuất các đầu việc và hỗ trợ tạo biên bản hoàn chỉnh chỉ trong khoảng 5 phút. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính, đồng thời rút ngắn thời gian truyền đạt chỉ đạo tới các đơn vị liên quan.

AI chuyên biệt cho lĩnh vực tài chính - ngân hàng

Điểm khác biệt của Genie Meeting không chỉ nằm ở khả năng nhận dạng giọng nói mà còn ở việc được huấn luyện và tối ưu trên dữ liệu thực tế của ngành ngân hàng.

Hệ thống sử dụng mô hình Speech-to-Text đã được tinh chỉnh trên dữ liệu họp thực tế, giúp nâng cao độ chính xác đối với các thuật ngữ tài chính, tín dụng và nghiệp vụ ngân hàng. Bên cạnh đó, Genie Meeting còn hỗ trợ đồng bộ nội dung sau chỉnh sửa, chuyển đổi song ngữ Việt - Anh và cho phép người dùng truy vấn trực tiếp nội dung cuộc họp thông qua AI Chatbot.

Một điểm nổi bật khác là công nghệ nhận diện sinh trắc học giọng nói, cho phép hệ thống xác định chính xác người phát biểu, xây dựng hồ sơ giọng nói và liên tục cải thiện độ chính xác thông qua cơ chế học tăng cường. Đây là nền tảng quan trọng để tạo ra các biên bản có độ tin cậy cao trong môi trường doanh nghiệp.

Hỗ trợ toàn bộ quy trình sau cuộc họp

Không dừng lại ở việc tạo biên bản, Genie Meeting còn đóng vai trò như một trợ lý AI đồng hành với người dùng sau mỗi cuộc họp.

Hệ thống cung cấp nhiều mẫu biên bản chuẩn theo từng loại cuộc họp, hỗ trợ đọc hiểu biểu mẫu riêng của từng đơn vị để tự động sinh nội dung đúng định dạng. Người dùng có thể đặt câu hỏi trực tiếp với AI về nội dung đã trao đổi như các quyết định đã được thống nhất, các đầu việc cần thực hiện hoặc ngân sách đã được phê duyệt mà không cần tìm kiếm thủ công trong hàng chục trang biên bản. Đồng thời, AI cũng có cơ chế từ chối các truy vấn ngoài phạm vi nhằm bảo vệ ngữ cảnh và đảm bảo tính chính xác của câu trả lời.

Bảo mật và sẵn sàng triển khai trong môi trường ngân hàng

Là một sản phẩm phục vụ hoạt động nội bộ của ngân hàng, Genie Meeting được thiết kế với yêu cầu bảo mật ở mức cao.

Mô hình nhận diện giọng nói được triển khai On-Premise, đảm bảo dữ liệu âm thanh không rời khỏi hạ tầng nội bộ. Các mô hình ngôn ngữ lớn được truy cập thông qua cổng Proxy nội bộ để kiểm soát luồng dữ liệu và tăng cường an toàn. Hệ thống đồng thời tích hợp xác thực SSO, phân quyền truy cập, cơ chế chống tấn công, kiến trúc vi dịch vụ trên Kubernetes cùng khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.

Qua các đợt kiểm thử chịu tải, Genie Meeting xử lý ổn định 100 luồng đồng thời, tương đương khoảng 25 giờ âm thanh liên tục, đồng thời duy trì 100% tính toàn vẹn dữ liệu, đáp ứng yêu cầu vận hành trong môi trường ngân hàng quy mô lớn.

Hiệu quả rõ rệt về kinh tế và quản trị

Việc ứng dụng Genie Meeting đã mang lại hiệu quả rõ rệt cho VietinBank.

Theo số liệu triển khai, giải pháp giúp giảm khoảng 95% thời gian xử lý biên bản, tăng tốc độ xử lý lên khoảng 20 lần so với phương pháp truyền thống. Mỗi năm, hệ thống giúp tiết kiệm khoảng 5,7 tỷ đồng chi phí lao động, đồng thời giảm khoảng 4,5 tỷ đồng chi phí bản quyền phần mềm nhờ làm chủ công nghệ trong nước.

Đến nay, Genie Meeting đã phục vụ hơn 500 người dùng, đạt tỷ lệ sử dụng thường xuyên khoảng 85% tại Trụ sở chính và xử lý ổn định khoảng 1.500 giờ họp mỗi tháng. Giải pháp cũng góp phần xây dựng mô hình văn phòng xanh, giảm đáng kể nhu cầu in ấn tài liệu và nâng cao hiệu quả quản trị điều hành.

Hướng tới mô hình quản trị thông minh

Việc phát triển Genie Meeting không chỉ nhằm tự động hóa một tác vụ riêng lẻ mà còn là bước đi quan trọng trong chiến lược xây dựng ngân hàng vận hành thông minh tại VietinBank.

Thông qua việc ứng dụng AI vào các hoạt động quản trị nội bộ, VietinBank đang từng bước hình thành mô hình làm việc số, trong đó dữ liệu được khai thác hiệu quả hơn, thông tin được truyền đạt nhanh hơn và các quyết định quản trị được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo. Genie Meeting là minh chứng cho khả năng làm chủ công nghệ AI của VietinBank, đồng thời khẳng định định hướng đưa AI trở thành công cụ đồng hành cùng cán bộ trong mọi hoạt động nghiệp vụ.