Nhiều trao đổi giữa các nhân sự trong doanh nghiệp hay bị rơi vào tình trạng "nhớ nhớ quên quên", dẫn đến các tranh luận thậm trí là cãi cọ không đáng có (đôi khi là giữa cấp trên với cấp dưới). Có những thông tin mang tính chỉ đạo (như: quyết định giá cả, tỷ lệ giảm giá với khách hàng đặc biệt...) từ cấp trên xuống được thực hiện chỉ bằng lời nói và không được lưu vết dẫn đến về sau chính người chỉ đạo cũng có thể quên các thông tin này và tranh cãi với nhân viên.

Hiện tượng này thường xảy ra ở doanh nghiệp nhỏ nhưng cũng không phải là ngoại lệ trong các doanh nghiệp lớn.

Ngoài cách thức giao tiếp trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, sử dụng mail... thì một trong những cách rất thông dụng hiện nay là đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp hội thoại (chat) trên Skype miễn phí.

Skype có ưu điểm rất hay là tiện dùng và cảnh báo người dùng kịp thời, lưu vết được các hội thoại. Tuy nhiên việc dùng skype để chat với nhiều đối tượng, nhiều chủ đề khác nhau dẫn đến việc tìm kiếm lại thông tin đã chat trong rất nhiều thông tin được tích luỹ theo thời gian trở lên khó khăn. Skype cho phép lập nhóm chat nhưng khi đã lập nhóm thì buộc phải chat chung cả nhóm mà không thể tách một vài người trong nhóm để "nói chuyện riêng" trừ khi nhập nhóm mới. Ngoài ra các thông tin chat trên Skype khó tìm nên rất ít khi được quy định dùng làm căn cứ (chứng từ) để giải quyết công việc.

Khắc phục nhược điểm trên đây của Skype, Công ty CP Phần mềm

Hội thoại theo dữ liệu trên ERP-Life là khả năng chat giữa những người sử dụng phần mềm tương tự Skype nhưng thông tin chat được phân hoạch gắn với record dữ liệu nào đó (như gắn với một khách hàng, một hợp đồng, một dự án...) - gọi là "record dữ liệu chủ đề".

Khi một người dùng đang sử dụng phần mềm và một người dùng khác hội thoại tới thì màn hình chat sẽ được bật lên và những người cùng trong cuộc hội thoại có thể chat với nhau tương tự Skype. Record dữ liệu chủ đề được người chat đầu tiên xác định khi bắt đầu chat. Trong quá trình hội thoại, người tham gia có thể mở rộng nhóm người chat hoặc chỉ chat riêng với một, một vài người trong nhóm.

Toàn bộ nội dung chat được lưu vào trong Record dữ liệu chủ đề và có thể được mở ra từ record này trên bảng dữ liệu tương ứng và chat tiếp bất cứ lúc nào.

Đặc điểm quan trọng của "Hội thoại theo dữ liệu" là việc gắn nội dung chat với đối tượng quản lý cụ thể (một hợp đồng, một khách hàng, một vụ việc...) và toàn bộ các nội dung chat được lưu trữ trên database của phần mềm, an toàn và bảo mật. Ngoài ra rất nhiều ý kiến/thông tin chính thức có thể được lưu vết làm chứng từ (bằng chứng) cho việc cập nhật/thay đổi dữ liệu ở Record dữ liệu chủ đề.

Một trong các ứng dụng thiết thực của "Hội thoại theo dữ liệu" là ghi nhận biên bản các cuộc họp cùng với ý kiến các thành viên trong buổi họp, hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (được đưa ra trên thiết bị di động - điện thoại hoặc máy tính bảng).

Tham khảo thêm chi tiết tại: http://www.effect.com.vn