Cùng đó, với khối doanh nghiệp, có đến 67% dữ liệu bị thất thoát do quá trình tìm kiếm, sử dụng tài liệu bản "cứng". Đây chỉ là một trong những hệ lụy mà phương pháp lưu trữ, quản lý tài liệu truyền thống.

Tại hội thảo “Giải pháp số hóa trong chính quyền điện tử và văn phòng điện tử”, ông Nguyễn Hùng Sơn - Tổng Giám đốc Công ty Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển công nghệ FSI - cho biết: Việc quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu theo hình thức truyền thống không chỉ tiêu phí nguồn lực của các cơ quan, doanh nghiệp từ địa điểm tập kết, nhân sự quản lý... cho đến thời gian tìm kiếm thông tin, mà còn gây ra những hệ lụy như ảnh hưởng tới kết quả công việc, không hỗ trợ việc ra quyết định tức thời cho lãnh đạo, thậm chí tài liệu còn hư hỏng thất thoát do các yếu tố khách quan (nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc…)

“Theo thống kê của chúng tôi, thời gian trung bình để tìm kiếm một tài liệu là 18 phút. Và ước tính, một nhân viên tốn đến 30-40% thời gian để tìm thông tin, 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu”, ông Sơn cho biết.

Đặt ra vấn đề này trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang mang đến vô vàn cơ hội và thách thức, đây không còn là câu chuyện chuyên môn của từng bộ phận, doanh nghiệp mà chính là "bài toán" không nhỏ với mỗi cơ quan, doanh nghiệp, để có thể giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình hoạt động, gia tăng sức cạnh tranh. Đặc biệt, với khối với các cơ quan nhà nước, đây là yêu cầu cấp bách được đặt ra, nhằm thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 714 của Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung (như về dân cư, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh…) và cơ sở dữ liệu chuyên ngành (cơ sở dữ liệu về tài nguyên môi trường, người có công…).

Chia sẻ tại Hội thảo, các chuyên gia cho rằng, câu trả lời cho vấn đề này chính là các giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp. Về cơ bản, quá trình "số hóa tài liệu" là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống thành dạng dữ liệu số (các tệp file tương ứng) mà máy tính có thể hiểu được thông qua việc ứng dụng phần mềm.

Chung tay giải quyết vấn đề bức thiết này với các cơ quan, doanh nghiệp, đại diện FSI đã giới thiệu quy trình số hóa tài liệu thông qua phần nền tảng phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do công ty phát triển. Đây là sản phẩm đạt Danh hiệu Sao Khuê hai năm liên tiếp 2016, 2017.

Docpro áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), bóc tách thông tin tự động, qua đó giảm thiểu nhân lực và thời gian thực hiện. Sản phẩm này cũng sử dụng các công cụ kiểm soát, đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu số hóa tại tất cả các khâu, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu đầu ra.

Cùng đó, dữ liệu số hóa có thể kết xuất ra nhiều định dạng, dễ dàng tích hợp với các hệ thống CSDL và phần mềm khác.

Ở đầu vào, quá trình nhập liệu được thực hiện trên các loại máy quét khác nhau như máy quét tự động cho bàn giấy thông thường khổ A4 – A0; máy quét phẳng cho tài liệu mỏng, giấy rách; máy quét A4-A0 cho tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy… Với những tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện trên máy chuyên dụng.