Hợp đồng điện tử: Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Trong thời kỳ 4.0, chuyển đổi số đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của doanh nghiệp và đất nước. Nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã nhận thức được tính cấp thiết trong việc chuyển đổi số và thay đổi tư duy truyền thống sang tư duy số. 

Trong bối cảnh này, nhiều cá nhân doanh nghiệp cũng dần làm quen với việc ký kết hợp đồng điện tử thay thế hợp đồng truyền thống. Bởi lẽ, quá trình chuẩn bị và ký kết hợp đồng truyền thống tồn tại khá nhiều bất cập. 

Anh Nguyễn Kiên - chuyên viên pháp chế một công ty công nghệ có trụ sở tại Hà Nội cho biết, hợp đồng truyền thống được thực hiện theo các bước: soạn thảo, gửi tài liệu, ký kết và lưu trữ ở cả bản mềm và bản cứng. Tuy nhiên, quy trình này có thể bị đứt gãy bởi nhiều nguyên nhân. Lãnh đạo doanh nghiệp bận rộn công việc nên việc xét duyệt, ký kết tài liệu chậm trễ. Bên cạnh đó, việc ký nhầm, ký sai khiến hợp đồng bị lỗi. Lúc này, cả nhân viên và lãnh đạo đều tốn thời gian và công sức để thực hiện lại quy trình giao kết hợp đồng.

Nhưng chi phí thực hiện hợp đồng truyền thống cũng không hề rẻ. Đại diện công ty cho biết, phí in ấn trung bình cho 4 đến 10 trang hồ sơ là từ 6.000 - 10.000 đồng. Nếu doanh nghiệp cần dùng 1.000 trang tài liệu, họ sẽ phải chi khoảng 1 triệu - 1,5 triệu đồng tiền in ấn.

Đó là còn chưa kể các loại chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ và chi phí quản lý hợp đồng. Những khoản phí này đều gây ra sự lãng phí cho các doanh nghiệp.
Một hạn chế nữa của hợp đồng truyền thống là gây khó khăn trong quá trình lưu trữ. Việc có quá nhiều văn bản khiến nhân viên khó phân loại và tìm kiếm tài liệu lúc cần thiết. Ngoài ra, tài liệu dễ bị thất thoát, hư hỏng, gây rủi ro cao về mặt pháp lý nếu các bên xảy ra tranh chấp.

Trước sự hạn chế của hợp đồng truyền thống, dịch vụ hợp đồng điện tử đã trở thành phần mềm được nhiều doanh nghiệp, tổ chức quan tâm và mong muốn sử dụng. 

Hợp đồng điện tử với phương thức ký kết online có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, giảm rủi ro thất thoát dữ liệu, quản lý dữ liệu tập trung - khoa học và gia tăng cơ hội bán hàng cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc phát triển và ứng dụng hợp đồng điện tử trong xã hội đã trở thành mục tiêu quan trọng trong kế hoạch chuyển đổi số của Chính phủ.

Đáp ứng nhu cầu ký hợp đồng điện tử ngày càng tăng trên thị trường, MobiFone nhanh chóng triển khai dịch vụ hợp đồng điện tử Mobifone eContract kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam. Đây cũng là một trong những đơn vị đầu tiên được Bộ Công thương cấp đăng ký Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

Bước đi này đánh dấu một dấu mốc quan trọng trong quá trình ứng dụng và phát triển hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Nếu hợp đồng điện tử được triển khai rộng rãi sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại của các doanh nghiệp ở cả trong và ngoài nước.

Dịch vụ hợp đồng điện tử MobiFone eContract được triển khai nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong quá trình ký kết tài liệu, văn bản, hợp đồng thông qua hình thức online. Việc sử dụng phần mềm này cũng giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút gọn quy trình mua bán và hạn chế rủi ro về mặt pháp lý.
Theo đại diện MobiFone, hợp đồng điện tử của eContract có nhiều tính năng nổi bật gồm đăng tải, chỉnh sửa văn bản dưới nhiều hình thức; Cho phép người dùng tạo luồng hợp đồng theo nhu cầu và chủ động chọn người ký kết hợp đồng; Sử dụng phương thức ký số nhanh và tiện lợi như ký số trên thiết bị USB Token, ký số trên sim KPI, ký số qua hình thức eKYC/OTP.

Bên cạnh việc sở hữu nhiều tính năng ưu việt, hợp đồng điện tử eContract còn đáp ứng đầy đủ 7 tiêu chí là không phí in ấn, không phí chuyển phát, không phụ thuộc không gian địa lý, không rủi ro thất lạc, không gián đoạn thời gian, không phụ thuộc thời gian và không phí lưu kho.

Đáng chú ý, MobiFone eContract được áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng, từ hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng trao đổi/mua bán đến hợp đồng xây dựng, hợp đồng đại lý, hợp đồng thương mại, hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, MobiFone eContract cũng được cấp giấy chứng nhận xác thực hợp đồng cho phép bên thứ ba tra cứu và xác thực khi có nhu cầu đối chiếu nội dung hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp đã có hệ thống ký kết hợp đồng điện tử muốn xác thực tính pháp lý của hợp đồng có thể thông qua MobiFone eContract để xác thực với dấu thời gian và chữ ký số của Bộ Công thương.

Nhiều doanh nghiệp sau khi sử dụng Mobifone eContract đã cảm thấy việc ký kết hợp đồng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Họ cho biết hợp đồng điện tử giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn tài liệu, đồng thời quá trình lưu trữ văn bản được thực hiện dễ dàng, các bên liên quan ít khi gặp phải tình trạng tranh chấp về mặt pháp lý.

MobiFone là đơn vị có nền tảng hạ tầng công nghệ cao cùng bề dày kinh nghiệm trong phát triển sản phẩm CNTT, dịch vụ viễn thông. Trong nhiều năm qua, doanh nghiệp này đã trở thành người đồng hành đáng tin cậy của nhiều đơn vị, tổ chức. Với việc cho ra mắt dịch vụ hợp đồng điện tử eContract, MobiFone không chỉ giúp tiết kiệm các nguồn chi phí hợp tác mà còn mang đến tiềm năng lớn để bù đắp cho doanh thu của ngành viễn thông trong giai đoạn hiện nay.

Đại diện MobiFone cho biết: “Là một trong những doanh nghiệp tiên phong triển khai dịch vụ hợp đồng điện tử, MobiFone cam kết sẽ không ngừng cải tiến, nâng cấp và ứng dụng nhiều hơn nữa các tiến bộ của CNTT để mang đến cho khách hàng nhiều trải nghiệm tốt, đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, góp phần thúc đẩy chủ trương chuyển đổi số quốc gia của Thủ tướng Chính phủ”.