Từ nhu cầu thực tế….

Trước khi sử dụng giải pháp Microsoft Dynamic AX, Đông Quang sử dụng các phần mềm kế toán trong nước. Đơn thuần chỉ phục vụ cho công tác hạch toán kế toán và kê khai nộp thuế theo chuẩn mực kế toán và pháp luật về thuế. Thời điểm này, hệ thống không đáp ứng được các nhu cầu phức hợp và thông tin gần như bị cô lập trong các phòng ban đặc thù, khó đem lại các tầm nhìn thông suốt để ra quyết định phù hợp. Các phòng ban và nhân viên nghiệp vụ cũng chưa có khái niệm về hệ thống quản trị ERP. Quy trình, thủ tục, phương pháp quản trị theo yêu cầu cá nhân, bộ phận nghiệp vụ hoặc giải quyết mang tính thời điểm chứ không theo quy trình tổng thể. Bản thân các phòng ban tồn tại xung đột lợi ích giữa các cá nhân, quản lý phòng ban, đơn vị và thiếu đồng bộ trong việc chia sẻ thông tin nắm giữ.

Do đặc thù kinh doanh biến động của ngành dệt may, phạm vi hoạt động không chỉ trong nước mà còn nước ngoài, Đông Quang quan tâm nhiều đến khả năng cung cấp thông tin an toàn, nhanh chóng đến các Đơn vị, Chi nhánh và Khách hàng thông qua việc triển khai hệ thống quản trị tài khoản, và cần có tầm nhìn thông suốt về các dòng tiền, nguyên liệu, kho bãi, nhân công trên toàn hệ thống. Cụ thể là cần phải kiểm soát được quy trình kiểm soát nội bộ của các phòng nghiệp vụ và trong toàn công ty. Ngoài ra, quy mô công ty lớn và phát triển nhanh cần phải quản trị dựa trên quy trình tạo được liên kết giữa các nghiệp vụ mang tính hệ thống và chuyên môn hóa.

 ….để đem lại hiệu quả cao trong hoạt động doanh nghiệp, ban lãnh đạo quyết định sử dụng giải pháp Microsoft Dynamic AX của Microsoft

Dựa trên những nhu cầu thực tế trên, Đông Quang đã quyết định triển khai các giải pháp

Lựa chọn xây dựng ERP bằng Microsoft Dynamic AX, chúng tôi rất hài lòng vì có những kết quả rõ rệt trong quá trình triển khai. Microsoft Dynamic AX không chỉ giúp tối ưu hóa ngân sách đầu tư mà còn giúp vận hành trơn tru, ăn ý với toàn bộ các hệ thống khác trong doanh nghiệp”, Ông Tăng Điện Quang, Chủ tịch HĐQT công ty Đông Quang chia sẻ.

Tình hình triển khai giải pháp CNTT của Microsoft tại Đông Quang

Với quyết tâm cao của toàn thể ban điều hành và đội ngũ lãnh đạo, kèm cam kết hỗ trợ và đồng thuận hợp tác cao của các quản lý cấp trung và nhân viên nghiệp vụ Đông Quang đã tiến hành triển khai giải pháp Microsoft Dynamic AX 2012 từ tháng 7/2013 và hoàn tất trong 6 tháng. Hệ thống chính thức vận hành từ 01/2014. Hệ thống sau khi triển khai đã giúp thay đổi căn bản về quy trình thực hiện nghiệp vụ trong các phân hệ quản lý như mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất, kế toán… tại Đồng Quang. Hơn thế, hệ thống đã chuyển đổi và xử lý vượt trội về mặt hiệu quả quy trình, giúp thay đổi thói quen làm việc cục bộ dựa trên từng cá nhân, từng phòng ban, bộ phận sang sự phối hợp nhịp nhàng của các bước trong một quy trình nghiệp vụ.

Trong quá trình triển khai giải pháp Microsoft Dynamic AX, Đông Quang luôn nhận được hỗ trợ tích cực từ Microsoft và Votiva. Đội ngũ phụ trách CNTT và đối tác triển khai thường xuyên được tham gia các khóa đào tạo của Microsoft và Votiva để nâng cao năng lực triển khai và quản lý hệ thống. Dựa vào bề dày về kinh nghiệm và kiến thức của Ban dự án trong triển khai hệ thống ERP nên hệ thống của Đông Quang được triển khai nhanh và giảm thiểu được những xáo trộn không cần thiết- đạt kết quả kỳ vọng về tích hợp và nâng cấp hệ thống. Dù đòi hỏi tích hợp nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ trên hệ thống Đông Quang, nhưng với ưu điểm về việc hoạt động tốt trên mọi hạ tầng và thiết bị, từng giải pháp đơn lẻ cho đến giải pháp tổng thể của Microsoft đã và đang hỗ trợ rất hiệu quả cho hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo cũng như công việc hàng ngày của mỗi nhân viên tại Đông Quang.

Ông Vũ Minh Trí, Tổng Giám đốc Microsoft Việt Nam cho biết, “Microsoft và đối tác Votiva luôn chủ động phối hợp và giải quyết các vấn đề mà Đông Quang cần xử lý.... Việc triển khai toàn diện đã giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí vận hành, nhờ đó thời gian trao đổi thông tin, sự thông suốt về mặt thông tin giữa các phòng ban, chi phí giấy tờ in ấn cũng giảm rõ rệt, đồng thời gia tăng được hiệu quả và năng suất công việc của toàn thể lãnh đạo và nhân viên trong vận hành. Chắc chắn rằng việc triển khai những hệ thống CNTT tích hợp sẽ gia tăng được năng lực cạnh tranh cho các Doanh nghiệp và giúp nâng cao vị thế của các tổ chức doanh nghiệp”.

Ông Đinh Tiến Dũng, Tổng Giám đốc Votiva Việt Nam chia sẻ thêm, “Việc triển khai ERP nói chung và ERP tại một đơn vị Việt Nam thuần túy sẽ luôn gặp các thách thức và trở ngại. Cụ thể là việc thay đổi tư duy của khách hàng về sự khác biệt và giá trị mang lại của ERP với các phần mềm riêng lẻ hay phần mềm kế toán. Một hệ thống ERP khi triển khai và vận hành sẽ ít nhiều có tác động dẫn đến việc phải thay đổi quy trình quản lý, thay đổi thói quen trong suy nghĩ và vận hành của cả một tổ chức, xuyên suốt các phòng ban và từ cấp lãnh đạo quản lý cho tới nhân viên. Do vậy việc đưa ERP vào ứng dụng với Đông Quang, chúng tôi cùng với Ban lãnh đạo cấp cao của Đông Quang đã phải cân nhắc rất kỹ lưỡng trước khi thống nhất phương án triển khai để giảm thiểu sự tác động của sự thay đổi đối với việc vận hành sản xuất kinh doanh vẫn diễn ra liên tục của Đông Quang. Tầm nhìn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin có chiến lược và sự chuẩn bị bài bản là chìa khóa giúp Đông Quang tự tin đi trước đón đầu các cơ hội kinh doanh mới.”