Đây là nội dung quan trọng được đề cập đến tại hội thảo khoa học “Quản trị dữ liệu, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh phát triển Chính phủ số ở Việt Nam”, do Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (ĐHQGHN), Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (ĐHQG TP.HCM) tổ chức hôm nay, 31/7/2025, tại Hà Nội.

Quản trị dữ liệu công: Không chỉ "Đúng - Đủ - Sạch - Sống"

Trong bối cảnh Việt Nam đang nỗ lực chuyển đổi số, hướng tới xây dựng Chính phủ số – nơi dữ liệu trở thành trung tâm của mọi quyết định và hành động, việc quản trị bài bản, khoa học tài liệu và dữ liệu không còn là lựa chọn mà là nền móng sống còn của một nền hành chính minh bạch, hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Hội thảo khoa học "Quản trị dữ liệu, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh phát triển Chính phủ số ở Việt Nam" mở ra một diễn đàn trao đổi học thuật và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn giữa các nhà khoa học, chuyên gia, cán bộ quản lý trong lĩnh vực lưu trữ. Đây cũng là cơ hội đặc biệt để các chuyên gia trong ngành cùng nhìn nhận lại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện thể chế, chính sách về lưu trữ số, góp phần nâng cao năng lực quản trị nhà nước.

Phát biểu tại hội thảo, PGS.TS Đặng Thị Thu Hương - Phó Hiệu trưởng Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân văn - cho biết: "Một điểm nghẽn quan trọng cần giải quyết là thu thập, chia sẻ, quản trị và khai thác dữ liệu để phục vụ cho các mục tiêu của chính phủ. Bên cạnh đó còn có các vấn đề về đảm bảo an toàn thông tin, bảo đảm an ninh mạng, phát triển nguồn lực chuyển đổi số và các vấn đề liên quan".

Cùng đó, các chia sẻ trực tiếp và hơn 50 tham luận gửi về từ các chuyên gia, nhà khoa học, nhà quản lý, cơ quan lưu trữ ... cũng đề cập đến tính cấp thiết và mức độ quan tâm sâu sắc của các cơ quan nhà nước trong bối cảnh hướng tới phát triển chính phủ số.

Theo đó, các chuyên gia cho rằng, trong lĩnh vực Quản trị dữ liệu công phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, cơ quan nhà nước các cấp..., dữ liệu không chỉ đảm bảo các tiêu chí Đúng - Đủ - Sạch - Sống mà còn phải được liên thông để dễ dàng "gọi ra" khi cần.

Đồng quan điểm, Thiếu tướng Nguyễn Ngọc Cương - Giám đốc Trung tâm Dữ liệu quốc gia - nhấn mạnh về tính cấp thiết của bài toán quản trị dữ liệu tập trung: "Trong cuộc đời của mỗi con người từ sinh ra đến cuối đời, có hàng chục thủ tục hành chính. Từ những chứng từ lúc khai sinh, đi học, tới khi học đại học, khám sức khoẻ, kết nối, hay lấy bằng lái xe máy, chuyển nhượng tài sản,... nếu dữ liệu không liên thông với nhau, thì mọi thủ tục hành chính đều gặp vướng mắc. Do đó, việc xây dựng kho cơ sở dữ liệu dùng chung là yêu cầu cấp thiết".

Ứng dụng công nghệ để xây dựng mô hình quản trị hiện đại

Góp phần làm rõ thực trạng của việc quản trị dữ liệu, tài liệu lưu trữ đối với hoạt động công vụ của các cơ quan, tổ chức hiện nay - đặc biệt trong giai đoạn có sự thay đổi lớn về các đơn vị hành chính trên cả nước, ông Nguyễn Hùng Sơn - Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI - cho biết, việc quản trị dữ liệu tại các cơ quan nhà nước hiện nay còn tồn đọng rất nhiều hạn chế. Mô hình quản trị dữ liệu, tài liệu phân tán tại mỗi xã huyện đang khiến việc truy xuất và tập trung tài liệu gặp nhiều khó khăn, chất lượng chỉnh lý và dữ liệu sau số hóa thiếu đồng nhất giữa các đơn vị... Ngoài ra, việc triển khai riêng lẻ có thể khiến cho tổng chi phí cao gấp 1,5–2 lần so với mô hình tập trung theo cấp tỉnh.

Trong khi đó, số liệu từ một báo cáo của World Bank cho thấy các quốc gia áp dụng dữ liệu tập trung trong quản lý công không chỉ tối ưu về mặt chi phí mà còn tăng hiệu suất xử lý hồ sơ lên tới 25–35% nhờ giảm thủ tục trung gian và truy cập tức thời.

"Triển khai quản trị dữ liệu tập trung không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách nhà nước so với cách thức triển khai nhỏ lẻ, mà còn giúp loại bỏ dữ liệu trùng lặp, tránh lãng phí và tối ưu hiệu quả khai thác, sử dụng dữ liệu. Đây cũng là một giải pháp cấp thiết đáp ứng mục tiêu xây dựng Chính phủ số, bởi nó đảm bảo về tính đồng bộ từ giải pháp, quy trình tới kết quả đầu ra. Ngoài ra, việc triển khai tập trung còn cho phép liên kết dữ liệu tạo thành CSDL dùng chung theo chủ trương của Đảng và Nhà nước" - ông Sơn nhấn mạnh.

Đặc biệt trong giai đoạn sắp xếp, tinh gọn bộ máy hành chính kéo dài từ Trung ương đến địa phương, các khối tài liệu lịch sử và hồ sơ chính trị cần được bảo quản, số hóa và quản trị chặt chẽ để tránh thất lạc, hư hỏng hoặc tiêu hủy tùy tiện. Các tài liệu này chính là nguồn sử liệu chính xác cho suy luận, hoạch định chính sách và nghiên cứu. Nếu các dữ liệu đó không được lưu trữ đúng cách, số hóa để liên thông và khai thác hiệu quả..., thì sẽ làm ảnh hưởng đến việc vận hành Chính phủ điện tử hiện tại cũng như thất thoát nguồn trí tuệ xã hội quan trọng cho Chính phủ số trong tương lai.

Đồng tình với quan điểm này, tiến sĩ Nguyễn Tuấn Hoa - Chuyên gia tư vấn chiến lược chuyển đổi số công ty FSI - cũng đã phân tích chi tiết những hạn chế của việc quản trị dữ liệu trong hệ thống điện tử truyền thống, đồng thời chỉ ra những ưu điểm của việc quản trị dữ liệu trong hệ thống số, các bước chuyển cần thiết để thoát khỏi “cát cứ dữ liệu”, xây dựng hệ thống dữ liệu đồng bộ.

"Bên cạnh những nghiên cứu chuyên sâu, FSI đang cung cấp một hệ sinh thái giải pháp hiện đại, toàn diện cho bài toán về số hóa, lưu trữ và quản trị dữ liệu của các cơ quan nhà nước", tiến sĩ Nguyễn Tuấn Hoa cho biết.

Theo đó, Hệ thống quản trị tài liệu thông minh từ FSI tích hợp loạt tính năng đa dạng như: thu thập và nộp lưu, kho lưu trữ, báo cáo thống kê, biên mục và chỉnh lý, quản lý khai thác, báo cáo thống kê,... đồng thời có khả năng tùy biến cấu hình và dữ liệu đặc tả của tài liệu phim / ảnh. Giải pháp từ FSI cũng đáp ứng chính xác các tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước và sẵn sàng triển khai quy mô lớn nhờ vào nền tảng công nghệ, thiết bị số hóa hiện đại.