Từ xu thế tất yếu

Trước tình trạng nguồn nhân sự quản lý tài chính ở tất cả các cấp (Huyện – Chi nhánh – Tổng công ty – Tập Đoàn) có thời điểm “phình” ra tới hơn 2.000 người, công việc tổng hợp, nhập liệu, hạch toán những con số, những báo cáo từ nhỏ đến lớn lặp đi lặp lại hàng ngày, Ban lãnh đạo Tập đoàn đã đặt ra bài toán phải “quy trình hóa” , “tự động hóa” toàn bộ các khâu này, áp dụng công nghệ thông tin để giảm áp lực cho cán bộ tài chính.

Cùng thời điểm đó, xu thế ngành kế toán trên thế giới cũng chuyển dịch hướng đến tối ưu nguồn lực, cắt giảm các công việc lặp lại tại các lớp quản lý khác nhau, những công việc không đem lại giá trị, nhằm đẩy mạnh hoạt động, tạo hiệu quả cao và tiết kiệm. Từ xu thế tất yếu đó, phần mềm VFS “made in Viettel” đã được ra đời vừa để giải quyết những “vướng mắc” trong ngành tài chính đang gặp phải, vừa để giúp Doanh nghiệp bắt nhịp kịp “thế giới số” bên ngoài.

Thay đổi quy trình – tối ưu nhân lực

Sau hơn 2 năm nghiên cứu, thử nghiệm và phát triển, phần mềm VFS đã chính thức được “lên sàn” với kết quả vượt trên mong đợi, đáp ứng được mô hình và yêu cầu quản lý của lãnh đạo các cấp. Trong đó, phải kể đến hiệu quả của việc tối ưu nhân lực khi hệ thống phần mềm đi vào hoạt động, khối lượng công việc cần đến 2.000 nhân sự như trước kia giờ chỉ cần duy trì ở mức 700 người.  Ước tính, gần 120 tỷ đồng tiền lương đã được tiết kiệm chỉ tính riêng mấy tháng cuối năm 2016 cho đội ngũ này. Tất cả những vị trí được tối ưu đã được phân công làm những công việc có giá trị hơn cho Tập đoàn.

Quy trình nhập dữ liệu tài chính, kế toán cũng đã được rút gọn tối đa, toàn bộ các phòng ban đơn vị đều tham gia vào hệ thống phần mềm tài chính chung VFS nên mọi dữ liệu chỉ nhập duy nhất một lần và được chuyển về cho cấp phê duyệt theo đúng quy trình ban hành. Nhờ vậy, công tác nhập liệu này được quy trình hóa, xuyên suốt tất cả các đơn vị trong tập đoàn, tự động đồng bộ dữ liệu từ nơi phát sinh dữ liệu lần đầu. Qua đó, hơn 70% dữ liệu các quy trình nghiệp vụ được tự động đồng bộ từ các hệ thống vệ tinh và hạch toán vào sổ kế toán. Một số phần hành quan trọng được đồng bộ và hạch toán tự động có thể kể ra như: Quản lý doanh thu, quản lý bán hàng, quản lý gạch nợ cước, quản lý hàng hóa, quản lý vật tư, quản lý chi phí lương, quản lý tờ trình, quản lý dữ liệu BankPlus.

Rút ngắn thời gian báo cáo

Là một trong những Tập đoàn hàng đầu Việt Nam, lượng dữ liệu hệ thống phải tiếp nhận và xử lý mỗi ngày tại Viettel lên đến hàng chục triệu bản ghi. Đây là một trong những thách thức mà các sản phẩm có trên thị trường chưa đáp ứng được. Thế nhưng, hệ thống VFS đã cho phép cập nhật dữ liệu tập trung, online, chính xác gần như tuyệt đối từ hơn một trăm đơn vị và gần hai mươi hệ thống quản lý kinh doanh viễn thông của Tập đoàn. Rút ngắn thời gian lên các báo cáo tài chính của toàn Tập đoàn từ 10 ngày xuống còn 3 ngày. Hệ thống các báo cáo quản lý khác được truy xuất gần như tức thời giúp lãnh đạo các cấp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của đơn vị, nắm bắt được xu hướng, dự đoán trước và đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình thực tế.

Đặc biệt, hệ thống VFS có hệ thống báo cáo quản trị đồ sộ, theo nhiều chiều khác nhau, các báo cáo đều truy xuất từ dữ liệu rất lớn. Hiệu năng truy xuất báo cáo của phần mềm VFS được xử lý rất tốt, đáp ứng được yêu cầu rất cao từ phía khách hàng cũng như ngưỡng KPI mà tập đoàn đặt ra. Tất cả các báo cáo đều cho phép triết xuất tức thời và chính xác, giúp cho việc quản trị và đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng. Trưởng phòng Tài chính Tập đoàn Viettel Đào Thúy Hường nhận xét: “Phần mềm mới chi tiết, giúp quản lý từ tờ trình trở đi. Toàn bộ dữ liệu được cập nhật trực tuyến theo thời gian thực, không thể sửa đổi từ gốc, giúp tập đoàn kiểm soát toàn diện mọi doanh thu, chi phí và tối ưu được về nhân lực, thay thế hoàn toàn các công việc bằng tay như báo cáo, tổng hợp, kiểm tra…”.

VFS là sản phẩm được kết tinh từ trí tuệ, sức sáng tạo và sự nỗ lực không ngừng của những “Vietteler”. Hiệu quả, lợi ích và những ưu điểm vượt trội mà VFS mang đến cho Doanh nghiệp chính là những mục tiêu mà sản phẩm hướng đến để tiếp tục phát triển. Trên hết, việc áp dụng hệ thống này giúp nâng cao nhận thức và trình độ công nghệ thông tin của người lao động, đem lại thêm nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp và xã hội.