Với sự thay đổi này, đây là lúc các trường cần xem xét lại nhu cầu dài hạn của mình, đặc biệt khi các nhà cung cấp lớn như Google và Microsoft đã có những thay đổi đáng kể trong chính sách dịch vụ. Kể từ năm 2022, Google ngừng cung cấp gói lưu trữ miễn phí không giới hạn, trong khi Microsoft cũng điều chỉnh các gói dịch vụ giáo dục của mình.

Từ tháng 1/2025, Microsoft sẽ thực hiện nhiều thay đổi lớn như ngừng cung cấp gói Office 365 A1 Plus, giảm dung lượng lưu trữ chung xuống còn 100 TB cho mỗi tổ chức và giới hạn một số giấy phép chỉ sử dụng trên nền tảng web, không có phiên bản máy tính cho các ứng dụng như Word, Excel hay PowerPoint. Những thay đổi này có thể khiến các trường học phải nâng cấp lên các gói trả phí cao hơn hoặc phải điều chỉnh ngân sách để duy trì hoạt động.

Ngoài vấn đề chi phí, các trường học cũng đang phải đối mặt với mối lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. Với lượng lớn thông tin nhạy cảm như hồ sơ học sinh và dữ liệu tài chính, các trường trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng, với gần 80% trường học bị ảnh hưởng mỗi năm (Netwrix, 2024). Việc tuân thủ các quy định như FERPA và GDPR cũng yêu cầu các hệ thống quản lý dữ liệu phải an toàn và dễ dàng kiểm tra, điều mà nhiều giải pháp SaaS hiện nay khó đáp ứng.

Chuyển sang các giải pháp năng suất tại chỗ có thể giúp các trường học kiểm soát tốt hơn dữ liệu của mình, dự đoán chi phí và mở rộng khả năng lưu trữ khi cần thiết. Khác với các giải pháp SaaS dễ bị ảnh hưởng bởi việc tăng giá hoặc cắt giảm tính năng, hệ thống tại chỗ mang lại nền tảng ổn định và bền vững hơn. Lưu trữ dữ liệu nội bộ cũng đảm bảo tính bảo mật giúp các trường đáp ứng yêu cầu tuân thủ và bảo vệ thông tin quan trọng.

Một ví dụ điển hình là giải pháp năng suất tại chỗ như Synology Office Suite, vốn cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả, từ lưu trữ tệp an toàn, phân quyền chia sẻ linh hoạt, đến chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực và nhắn tin nội bộ tức thì.

Đối với các quản trị viên IT, các giải pháp này còn giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhờ bảng điều khiển tập trung và các công cụ theo dõi trạng thái hệ thống.

Mặc dù những thay đổi từ các nhà cung cấp lớn có thể gây ra gián đoạn ngắn hạn nhưng đây cũng là cơ hội để các trường học đánh giá lại hệ thống hiện tại. Các giải pháp năng suất tại chỗ chính là hướng đi bền vững, giúp giảm gánh nặng chi phí, nâng cao bảo mật và xây dựng nền tảng số vững chắc, đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của ngành giáo dục.