Câu chuyện của anh Nguyễn Văn Hải - Giám đốc một công ty phân phối hàng tiêu dùng tại TP.Hồ Chí Minh với hơn 300 nhân viên - chính là minh chứng sống động cho điều này. Chỉ sau hai tháng áp dụng giải pháp quản lý thuê bao thông minh, anh không chỉ cắt giảm được 20% chi phí viễn thông mà còn giúp toàn đội ngũ "bay cao" về hiệu suất.

Hành trình từ hỗn loạn đến kiểm soát chặt chẽ của anh Hải có thể là bài học quý cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang quan tâm đến những khoản chi viễn thông hợp lý cho đơn vị mình.

Chi phí viễn thông: "Con voi chui lọt lỗ kim"

Trước đây, trong doanh nghiệp này, chi phí viễn thông được coi là khoản chi cố định "không đáng kể", không đáng để đào sâu, anh Hải cho biết.

"Chúng tôi đầu tư mạnh vào phần mềm CRM, tối ưu chuỗi cung ứng, cắt giảm các khâu trung gian vv… nhưng hóa đơn điện thoại thì cứ hàng trăm triệu đồng/tháng", chủ doanh nghiệp này chia sẻ.

Và khi được "để mắt" đến, số liệu khiến ban lãnh đạo sửng sốt: Gần 40% thuê bao thuộc khối văn phòng chỉ dùng chưa đến một nửa dung lượng thoại và data được cấp, nhưng vẫn bị tính phí đầy đủ. Ngược lại, nhóm kinh doanh chiếm tới 60% nhân sự thường xuyên vượt gói, làm phát sinh thêm gần 60 triệu đồng mỗi tháng, phần lớn do nhân viên phải tự chi trả, khiến động lực làm việc giảm sút rõ rệt.

Tham gia một hội thảo về tối ưu chi phí vận hành, anh Hải được giới thiệu đến giải pháp quản lý thuê bao di động của VNPT (VNPT Mobile Solution) – một hệ thống giúp phân bổ linh hoạt thoại, SMS và data 3G/4G/5G theo nhu cầu thực tế của từng cá nhân hay phòng ban. Hơn cả một gói cước, đây là công cụ quản trị thực thụ, với dashboard tập trung để theo dõi mọi thứ chỉ trong vài cú click.

Khi doanh nghiệp "nhặt tiền rơi" của chính mình

Áp dụng vào Công ty, nhóm Kinh doanh được cấp thêm 50% data trong quý cao điểm dựa trên dữ liệu sử dụng thời gian thực; trong khi các vị trí ít di chuyển chỉ dùng gói cơ bản – loại bỏ hoàn toàn dung lượng thừa. "Bây giờ, tôi chỉ cần 5 phút để xem ai đang dùng nhiều, ai lãng phí – không cần chờ số liệu bảng kê...", anh cho biết.

Bên cạnh đó, tất cả hóa đơn được đồng bộ và tự động đối soát cũng giúp việc thanh toán đơn giản hơn.

Chỉ sau hai tháng, con số thực sự gây bất ngờ: Công ty cắt giảm được 20% cước viễn thông di động, tương đương khoảng 30 triệu đồng mỗi tháng, nhờ gói cước doanh nghiệp linh hoạt và việc loại bỏ hoàn toàn dung lượng thừa.

Hiệu suất đội ngũ tăng vọt, khi nhân viên kinh doanh không còn bị gián đoạn kết nối, góp phần đẩy doanh số quý sau lên 15%. Hơn nữa, dữ liệu thời gian thực giúp ban lãnh đạo có thể lập kế hoạch ngân sách chính xác hơn, thậm chí dự báo nhu cầu theo mùa vụ.

Có thể thấy, trong bối cảnh kinh tế 2025 đầy biến động, việc kiểm soát chặt chẽ các chi phí "đầu vào" không chỉ tối ưu ngân sách doanh nghiệp mà còn tác động đến nhiều chỉ số khác: hiệu suất công việc, cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên... từ đó chuyển hóa thành các cơ hội tăng trưởng mới.