Theo một khảo sát do IBM thực hiện với các giám đốc nhân sự của các tập đoàn hàng đầu thế giới, 69% nhân viên nói rằng đây là thời gian căng thẳng nhất trong sự nghiệp của họ; 38% chia sẻ quản lý của họ đã giúp họ học hỏi các kỹ năng cần thiết để đổi mới cách làm việc. Bên cạnh đó, hơn 50% chia sẻ họ muốn doanh nghiệp có công tác truyền thông khủng hoảng rõ rang, và khoảng 40% cho biết họ muốn có những lựa chọn làm việc từ xa khi công ty hoạt động bình thường trở lại. Chúng tôi cho rằng có 4 khía cạnh thiết yếu mà các doanh nghiệp nên tập trung khi người lao động quay trở lại làm việc:

Sức khỏe của người lao động: Chúng ta phải thừa nhận rằng cuộc khủng hoảng này xảy ra với mỗi cá nhân, do đó doanh nghiệp cần phải lưu ý  rằng nhân viên của chúng ta đang phải đối phó với các vấn đề cá nhân, gia đình, sức khỏe và tinh thần nghiêm trọng. Các chủ doanh nghiệp cần có sự đồng cảm và thấu hiểu trong giai đoạn thử thách hiên tại. Nhân viên sẽ ghi nhớ cách họ được đối xử trong thời điểm căng thẳng này và cách người lãnh đạo thể hiện sự thấu hiểu và quan tâm. Nhìn chung, Covid-19 là một thời điểm quan trọng giúp văn hóa công ty được bộc lộ rõ nét. Ví dụ, các lãnh đạo của IBM đã đưa ra Cam kết hỗ trợ làm việc tại nhà như một cách để xây dựng niềm tin, tính linh hoạt và khả năng phục hồi cho lực lượng lao động. Thay vì áp dụng một bộ quy chuẩn về làm việc từ xa, điều quan trọng với chúng tôi là  trao quyền cho nhân viên, cho họ không gian và sự tự do để thích nghi và tìm ra cách thức làm việc tốt nhất của mỗi cá nhân.

Phương thức làm việc: Các doanh nghiệp cần định hình lại cách thức và địa điểm thực hiện công việc với trọng tâm chính là tái tổ chức và điều chỉnh phân bổ nguồn lực trong mô hình làm việc phân tán hoặc từ xa mới này. Các vị trí quản lý cấp nhóm trở lên cần biết cách quản lý nhân viên từ xa, đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên, có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, sử dụng các công cụ hiệu quả và có thể cố vấn cũng như đào tạo nhân viên.

Chính sách làm việc: Doanh nghiệp cần có chính sách làm việc linh hoạt hoặc làm việc từ xa có cân nhắc tới sức khỏe tinh thần và các nghĩa vụ gia đình của nhân viên. Các quy định về an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc cũng cần phải xem xét lại bao gồm thực hành giãn cách xã hội, lập kế hoạch luân chuyển công việc cho nhân viên. Một chuỗi các hoạt động truyền thông nội bộ mới cũng cần đưa ra tạo điều kiện cho tất cả nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận cả những điều đã biết và chưa biết. Minh bạch thông tin về những điều bất ổn hay chưa rõ ràng sẽ giúp nhân viên yên tâm và duy trì hiệu suất làm việc. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, IBM không chỉ dựa trên thông tin của Chính phủ về các quy định di chuyển, đi lại, mà còn phải xem xét các dữ liệu để tìm hiểu nhân viên của chúng tôi đang cảm thấy như thế nào và họ mong muốn tương lai công việc ra sao. 

Lập kế hoạch nhân sự: Thử thách tiếp theo là phải đánh giá lại những vị trí nhân sự quan trọng trong quá trình phục hồi sau khủng hoảng. Thực tế sẽ cho thấy rằng, có thể một số mảng kinh doanh sẽ không thể được khôi phục như trước. Kỹ năng nhân sự sẽ rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực lập kế hoạch lực lượng lao động, giúp doanh nghiệp đánh giá số lượng và quy mô, và những việc doanh nghiệp phải làm trong thời gian tới.  Việc phân bổ nguồn lực là vô cùng cần thiết, cũng như phải đảm bảo nhân viên có trách nhiệm học tập và nâng cao trình độ, nhằm hỗ trợ họ chuẩn bị tốt hơn trong một môi trường mới. Điều cần thiết là phải dự báo và tái lập mô hình nhân sự dựa trên dữ liệu.

Tuy nhiên, chiến lược và ưu tiên của IBM về việc quản lý khủng hoảng, đặc biệt là thích ứng trong và hậu thời kỳ Covid-19 lại chính là truyền thông nội bộ. Đối với IBM, truyền thông khủng hoảng là chìa khóa trong việc quản lý khủng hoảng. Chúng tôi đảm bảo duy trì kết nối với tất cả nhân viên trong bất kỳ cuộc khủng hoảng nào. Duy trì sự tham gia của nhân viên là một nỗ lực liên tục thông qua  giao tiếp, trao đổi, phản hồi, học hỏi không ngừng và quan tâm đến mỗi cá nhân. Những điều này không thay đổi, chỉ có phương pháp thực hiện thay đổi. Công nghệ đóng vai trò quan trọng để duy trì kết nối với nhân viên. Công nghệ ngày nay cho phép chúng ta duy trì các mối quan hệ và kết nối theo nhiều cách trước đây chúng ta không thể, cho dù là đó là việc bắt đầu truyền thông thường xuyên hay thúc đẩy năng suất. Ngoài việc hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của một lực lượng lao động được kết nối, công nghệ còn có thể được sử dụng để hỗ trợ học tập trực tuyến cá nhân hóa. Không có gì ngạc nhiên khi mức độ tham gia và gắn kết của nhân viên chắc chắn sẽ khác so với trước kia.

Hầu hết các công ty đều có trung tâm dịch vụ nhân viên (và khách hàng) để cung cấp các hoạt động và dịch vụ hỗ trợ, nhưng thực tế là bản thân các trung tâm này đang quá tải với thời gian chờ đợi lâu. Một cách để cung cấp thông tin liên quan đến khủng hoảng thời gian thực và có tính chính xác cao chính là sử dụng trợ lý ảo. Mô hình này sẽ giúp giảm bớt số lượng cuộc gọi đến, cho phép nhân viên tập trung vào các dự án kinh doanh phức tạp và nhạy cảm hơn. Điều này có thể được triển khai trong vài ngày và được hỗ trợ bằng hướng dẫn cụ thể của công ty về địa điểm, thời điểm báo cáo công việc, cách ghi chép ngày nghỉ ốm và các thay đổi về chính sách đi lại. Đối với IBM, phần lớn nhân viên ở thời điểm hiện tại vẫn làm việc từ xa, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục hỗ trợ họ thông qua trợ lý ảo giúp trả lời các câu hỏi thường gặp và cung cấp các giải pháp thực tiễn tối ưu nhất liên quan đến sức khỏe, an toàn, cũng như các vấn đề về làm việc từ xa. Điều này giúp trao quyền cho nhân viên với hiệu quả và tính minh bạch cao hơn.

* Tác giả Vũ Kiều Linh hiện là Giám đốc Truyền thông và Thương hiệu, IBM Việt Nam